ファックスの整理手順

　受け取ったファックスを未処理のまま紛失してしまったり、複数枚送られてきたときにすぐにホッチキスで留めてなかった為に途中のページが抜けていたということなど経験したことがあるだろうか。その他の資料に紛れてしまうことが紛失の最大原因の一つだし、失くさないまでも、あとで読もうとしたら文字がつぶれて読みづらかったり、時間がたっているため、いまさら送り先に電話するもの失礼な場合もある。やはりそのときその場で処理、整理することを心がけるべきだろう。

　

ファックスの欠点
　最近では電子メールがファックスの代わりを努めるようになったが、まだまだファックスは活用されるだろう。ファックスは利点を持つツールではあるが以下の欠点も持ち合わせている。
①用紙のサイズが様々になり、ファイルしにくい。
②非常に読みにくいケースがある
　・送り手が薄いペンで書いている。
　・受け手がA4サイズで送り手がB4サイズなどの場合、自動的に文字が縮小されてつぶれてしまう。
③送り先の組織が大きい場合、送信相手が受け取ってくれたかどうか不安になる。
④ときどき送り手がファックス番号を間違えて、関連のない情報が飛び込んでくる。
⑤ファックス機はオープンなので、他人に見られたり読まれてしまう危険性がある。
⑥送られてきた紙に返事を記入してそのまま送りたいが、感熱紙の場合インクが乗りにくく不鮮明になる。
⑦電話や対面式と違い、双方向コミュニケーションができにくく、一方的になりやすい。
　このような点を充分に考慮しながら、ファクシミリを効果的に利用したい。

　

ファックスの整理手順
　以下にファックスの整理する手順を書いておく。
①受け取った日付を記入する（本来ファックスは自動的に日付時間が記入される、見づらかった場合記入。）
②内容を確認する。
③必要があれば手帳にメモしたのちに廃棄。
④その場で処理できない内容であれば、仮置きファイルに入れておく。

　サイズの異なる紙で届く、感熱紙でインクで用紙が汚れやすい場合に、保管しておかなければならない内容のものに関してはコピーをとって、ファックス用紙自体は廃棄しよう。ファックスで来たものを何でもコピーすればよいというものではない。その場で読んで廃棄できるものをコピーするのは時間も資源もムダ使いになる。一週間で済むようなものをわざわざコピーする必要はないだろう。