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手紙・ハガキの整理法
手紙・ハガキ
 受け取ったハガキや手紙の処理にも意外と苦労するものだ。セミナーや講演会、あるいはパーティーなどの招待状や参加状のように、時間がくれば実務的に処理できるものはまだいい。やっかいなのは挨拶状やお礼状などで、処理に困って引き出しに何年も入れっぱなしになってしまいがちだ。


 まず、現在貯まっているハガキ手紙類を全部机の上に出してみよう。そして捨てるものはゴミ箱へ、どうしても捨てられないものは「保管用」などというタイトルのフォルダーを作って入れる。これは日常必要のないものだから、保管用の棚などに入れておこう。
 
 「保管用」フォルダーは透明ファイルのついたバインダー式のものがオススメだ。そこに一通ずつ入れる。ページをめくるだけで送り先の氏名・住所がわかるようにしておくと良いだろう。これで現在たまっているハガキ類の整理は終了である。

 これから届くハガキ、手紙の整理を考えよう。ハガキや手紙を受け取ったら、机の上に放置せず、そのときその場所で素早く処理してしまうこと。処理の流れは以下の通り。


 手紙の処理の流れ
@受け取ったその場で受取日を記入する。
 まず目立つ色のペンで受取日を記入しておく。封書の場合は、開封して便せんの右上辺りに受取日を記入し、封筒は捨てる(封筒に書かれた住所が必要な場合は切り取り、便せんにホッチキスで留めておく)。封筒から便せんを出して読んだ後に、またそれを律儀に封筒にしまう人がいるが、これは実にムダな行為である。封筒の中に何が入っているか再度確認しなくてはならないからだ。

Aひと通り読む。(点読する・・・キーワードをチェック)
・不要と判断したらその場で捨てる。
・必要な場所にマーカーなどで印を付けておき、必要があればすぐに手帳に書き込む。
・返信の必要があれば、レターヘッドや送り状(書式化しておくと便利)を使い、その場で返信する。(返信内容は必ずコピーをとって控えを残しておく)  
・処理後の発送年月日と「済」のマークを記入し、返信内容のコピーと共に「仮置きファイル」として保管しておく。
・ワープロやパソコンで返信内容を作成した場合は、プリントアウトしたものとハードディスク、CD内のデジタル情報を同一ナンバーで関連づけておく。

Bその場で処理できない場合は、常時目に触れる場所においておく。

 「仮置きファイル」とはその場で処理できないハガキ、資料などをとりあえずしまっておくファイルのことで、一般に市販されているクリアファイルを使用すると良いだろう。これは常にカバンに入れておき、どこにいても見ることができるようにしておくと良い。毎日一度は確認し、不必要になったら捨てる。仮置きファイルはあくまで未処理案件の一時避難所であり、仕事の種類に関係なく、とりあえず処理を先延ばしにしているもの、先延ばしせざるを得ないものを入れておく。

 
知的情報の読み方:妹尾 堅一郎
 
ビジネス文書のファイリング技術―これが書類・資料の実践的管理ノウハウだ!:中西 勝彦

 

 ビジネスマン種類別整理法
@セミナー、講演会、資格取得の案内、新製品案内・・・必要なものは仮置きファイルに不必要なものはそのままゴミ箱へ。
Aセミナーや取引先のパーティーなどの出欠伺い・・・その場で出欠を決めて返信。案内状は仮置きファイルへ。
B取引先の移転通知状・・・住所部分を切り取って名刺ファイルへ。必要なものは電話番号帳に記入。残りは捨てる。
C挨拶状・・・ひと通り読んで、その場で捨てる。
Dお礼状・・・ひと通り読んで、その場で捨てる。
E暑中見舞い、年賀状・・・出していない人にはすぐに送り、届いたハガキ全部を束にして輪ゴムでくくり、引き出しに保管。一年後、宛名書きに使用した後、まとめて廃棄する。
仕事上で届く手紙類とその整理法はこのようなものだが、基本は不必要なものはその場で捨てるということ。長年とっておきたいものは、専用のファイルを用意して保管しておこう。

 
文房具:ポストカードフォルダー
 
 
 良い手紙の書き方
 次に良い手紙の書き方を考えてみたい。
良い手紙を書く鍵となるのは、充分に時間をかけて文章を練り、手を入れて推敲することであろう。
しかし、最初の叩き台の草稿は名文である必要はない。

 手紙の書き方のシステムは人それぞれだろうが、最初の草稿はできるだけ時間をかけずに書き上げてしまうことが重要だ。ワードなどで頭に浮かんでくることを次々に打ち込んでも良いだろう。その草稿を2.3回推敲してから実際にポストに入れればよい。

 
お客様の心に響く直筆三行はがき術:沼澤 拓也
 
一枚のはがきで売上げを伸ばす法―まごころを伝える:竹田 陽一
 
このページのまとめ
届いた郵便物はそのときその場で処理をする。
礼状、挨拶状など長期保存しておきたいものは専用のファイルを作って一括保存する。
1枚のお礼状で利益を3倍にする方法
ポストカードホルダー / はがき整理ケース

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