書類資料整理法

日常使う資料は立てて収納
　日常使う資料は立てて収納する。横だと下の資料は引っ張り出さないといけない。図書館などで新聞を吊しておく「ハンギングホルダー」というものがあるが、まさに合理的なまとめ方だと思う。
　
　机の最下段にある引き出しはにはファイルボックスやフォルダーを使って立てて収納すると便利だ。この引き出しに何でもかんでも詰め込んでいる人は賢い使い方とはいえないだろう。活用度の高い資料はここにしまって置くと良い。

　最下段の引き出しにはA4サイズの書類は立てることができる。このスペースを上手に活用したい。下記に私が引き出しに収納している資料を書いておく。
①個人の参考資料（ファイル形式、辞書、便覧、カタログ）
②懸案ファイル（その日のうちに処理できないものを収める）
③案件ファイル（情報収集、起案の段階の資料を収める）
④未記入用紙、使用頻度の低い文具類
　これら頻繁に使用する資料、書類は背にタイトルをつけて、大きな引き出しに立てておく。こうすれば必要なときにすぐに取り出せる。

　「書類はこのスペースしか収納するところはない」と自分に言い聞かせてみる。そうすると制約条件のなかで、優先順位をつけて整理を心がけることができる。収納スペースをヘタに大きくすると、ムダな書類が増えるだけだ。

　
　職場には、なんでも知っておこうと、コピーをもらいたがったり、すぐコピーする人がいる。本来は、自分の担当する仕事に必要な情報だけを把握しておけば良いはずだ。それ以外の情報は、どこに保管されているかを押さえておけば事足りる。