大事な書類はデジタル化したデータで資料管理する

スキャナ利用・データ、PDF化
　印刷された古い資料をそのままの状態で保存しておくと、いずれは目に見えないほどに色あせてしまいます。
すでに色があせ始めている古い資料については、スキャナで取り込んだ後、画像編集ソフトでコントラストなどを調整して読みやすい色に補正します。最後に、デジタル化した画像データを CD-R や DVD-R に書き込めば、何十年にもわたり安心して保存できます。また、プリンタで印刷し直おすのも良いでしょう。

　古い写真フィルムには傷やホコリ、経年変化による褪色、紫外線の影響による変色などがあります。必要に応じてスキャナに装備のホコリ除去機能や褪色復元機能を活用します。もし、スキャナの画像補正機能だけで十分に復元できない場合は、パソコンのレタッチソフトを使ってさらに補正をかけます。

　紙資料をスキャニングしてPDFへと変換させるのも便利です。かなり古い資料などは黄ばんでいたり、痛んでいたりして一度開くと元に戻すのが大変といったことがあります。あまり面倒なので使用しなくなることも考えられます。紙で保存された資料をPDF化して閲覧しやすくしましょう。デジタルデータですので、資料に貼り付けをすることも可能になります。