名刺の整理法

　どんどんたまる名刺をどうにかしたい。この思いは共通だろう。もらった名刺の処理の仕方は3通り。
①活用、②保存、③廃棄　これしかないのだが、思いの外、名刺の整理は難しい。油断するとアットいう間にどっさり貯まってしまい、「この人誰だったっけ？」「この人名刺もらっていたかな？」などという事が起こる。以下にオススメする名刺整理の基本的な流れを書いておく。

　

名刺整理の基本的な流れ
①名刺をもらう
②名刺にメモする
メモする内容は日付、場所（来社or訪問etc）、用件。この3つを名刺の右上に記入する。裏には、その他気になったこと目に付いたこと、特徴を書いておくと良い。
③机に戻ったら名刺整理器・名刺文庫などに収める
名刺をもらってから収納するまでの流れは上記の通りだが、特にもらった名刺にメモを記入する動作は条件反射的に実行できるように習慣化しよう。

　

必要な名刺
　名刺は連絡先のデータベースであるだけでなく、個人的な人物データベースでもある。整理をきちんとやらなければ、データベースとしての価値は目減りしてしまう。名刺整理の最もベーシックな考え方は保存するかしないか、捨てるか捨てないかである。例えば、新入社員が名刺のぎっしり詰まった先輩の名刺整理箱を見て「すごい人脈だ」と驚くかもしれないが、騙されてはいけない。本当にいい人脈をもっている人、仕事のできるビジネスマンの名刺箱は実にさっぱりとしたものだ。それはなぜか、必要な名刺しか入ってないからである。

　

名刺の整理法
　一般に名刺の整理には、名刺箱やノート式の名刺ファイルを使っているビジネスマンが多いようだ。私は特に名刺箱にこだわりがあり、図書カードを収納（あいうえお順わかるもの）を気に入って使っている。ノート式はのクリアファイル（追加可能のバインダー式）だ。次のようなやり方で整理してみよう。
①今後頻繁に連絡を取り合う予定の人の名刺→名刺クリアファイル
②仕事上のやりとりをする機会はないだろうと思われる人の名刺→名刺整理箱
③今後連絡を取ることもないと思われる人の名刺→即ゴミ箱
　もらった名刺は、まず名刺ファイルに入れるか、名刺整理箱に入れるか、廃棄するかを決める。必要な人の氏名、電話番号は電話番号帳、携帯電話のメモリに登録しておく。1年に最低1回は見直しをして、活用するもの、保存するもの、廃棄するものに分類する。
　
　ビジネスマンの場合、1社で複数の人間と名刺交換することも多い。そんな場合は、今後連絡を取り合う窓口として1.2名のみを活用して、残りは収納しておこう。
　
　名刺には裏にも情報が記載されているのも増えている。回転式の名刺整理箱を利用するのも手だろう。

　年賀状、暑中見舞い、転任や転居の通知状、電話番号変更など、これら必要な事項を名刺サイズにカットしてファイルに追加したり、差し替えたりするのも良い。こうしておけば、転居通知などのハガキの整理にもなるし、誤って以前の住所に連絡することもない。またうっかり年賀状を出すことも避けられる。

　名刺ファイルには例えば「300枚」と決まった数しか収めないように決める。一つのページにテーマを決めて整理。時々捨てるか残すかのふるいにかける。名刺ファイルは新陳代謝が必要だ。

　

顔が思い出せない人の名刺は思い切って捨てる
　名刺を一通りチェックし、連絡をとらなくなった人などの名刺を外す。保存するかそのまま捨てるか迷うときもあるだろう。廃棄の基準は仕事が継続する関係かどうか、名刺をもらった際に書き込んだメモを見て相手の顔を思い出せるかどうかである。会った日にち、場所、用件などを見ても顔を思い出せない人の名刺はあっさりと捨てよう。

　このように、もらった名刺は　日常に使う物、とっておく物、捨てる物の3種類に分けるのである。こうすれば名刺が引き出しの中で散乱するということはなくなるだろう。