使いやすい資料整理方法

　いざ仕事に取りかかろうとしたときに、「あれがない」「どこにしまったか思い出せない」と資料を探すことから始めなければならないとしたら、それは大きなストレスだ。それ以上に、そのような行為は、時間の無駄使いにほかならない。そんな非生産的作業から脱却して、すぐに仕事に取りかかれる環境を構築しよう。

　
　

「整理」と「整頓」の違い
　まず、仕事のしやすい環境作りを行うにあたって、まず知っておくことは「整理」と「整頓」は違うという事を頭に入れておくべきだ。
「整理」とは、必要、不必要なものを区別し、不要なものを捨てることである。
「整頓」とは、必要なものを使いやすいように、配列・表示することである。

　仕事環境作りにおいては「整理」を「整頓」よりも優先すべきだろう。快適な仕事環境を作るには、まずは無駄なものを捨てることから始めなければならない。

　

愛着と思い入れを捨てる
　また、個人の机周りを野放しにしている原因としては、愛着、迷い、保存病などがあると思うが、以下のような意識の人もいるのではないか。

①机の周辺が書類に囲まれていないと、落ち着いて仕事ができない。
②個人机の引き出しを他人に開けられたり、中身を見られることに抵抗感がある。
③よく使う資料は椅子に座ったままで取りたい。

　会社においては仕事の資料はすべて組織に属する。個人的愛着、個人的横着は排除すべきである。「所有する」という考え方から「利用する」という考え方に発想を変えて資料を整理するべきだろう。

　

人間の習性を利用した整理
　以下に人間の習性を上手く利用した整理の方法を記しておく。まず、収納の仕方であるが、扉のない棚を使った方が良いだろう。利用するたびに扉を開けるのは面倒だし、中に何が入ってるか分からないのは不便だ。棚にはファイルノート・BOXなどを並べておき、取り出しやすいように並べる。取り出しやすさで一番大切なのはタイトルだが、その付け方のポイントは3つある。

①固有名詞であること。
固有名詞とは、会社名や商品名。

②帳票名を書いておくこと。
帳票名とは、書類の形式名で、企画書、見積書、図面、調査資料、名簿、稟議書など。

③日付を入れておくこと。
いつ作成したモノか、いつ入手したものかなど。

　モノが片づかない最大の原因は元に戻せないことにある。そこで資料棚が誰もが戻しやすい形にしておくことも大切になるのだが、そのためには数字を使うと良い。
　例えば、ファイルに①から⑩まで番号を付けておく。そこの④が抜けていれば、自分が取り出したのが④であることがすぐに分かるし、番号が続くようにオートマチックにファイルを戻せば良い。つまり、ファイルを取り出せば、取り出したことが明らかに分かるようにしておくことが重要である。

　人間は、資料を探すときは文字（内容）を追うが、戻すときは空いているところを探すという習性を理解しておこう。