会議資料の整理法

　会議やミーティングに参加すると、資料が配られたり、メモが残ったりする。いずれも仕事上重要なので、上手に整理しておきたい。

　

資料整理法
　資料、カタログは配られたときに必ず日付を記入しておき、その後処理が必要なものは仮置きファイルに入れ、そのまま資料として保存するものは棚置き用ファイルなどを作ってそこに保管する。

　
　

メモの整理法
　メモ用紙は会社によっては、会議やミーティング用にそれぞれ書式を作ってそれを使用するところもあるが、ここでは一般的なメモの整理方を記しておく。

　メモの原則はノートを使わないこと。会議別にノートを分けるような手間もかけない。A4サイズのレポート用紙（レポート・パッド）を使う。レポート用紙は底に厚紙がついていて上部に切取線の入ったものがよい。厚紙がついていれば、机のないｔころでも記入でき、切り取りようのミシン目があれば、記入後きれいに切り取ることができる。

　用紙の罫線の間隔もあまり狭くない方が良いだろう。書く文字が小さすぎないほうが良い。

　

メモの取り方
　会議のメモの取り方の流れは以下の通り。
①メモをとる。
②会議、ミーティング終了後、記録をとった用紙を本体から切り離して、複数枚の場合はホッチキスで留める。
③仮置きファイル（クリアファイル）に入れる。
④処理が終われば捨てる、あるいは保存の必要なものは仕事別のファイルに保管する。
　このようにすれば不必要にノートが増えないし、処理も迅速だ。また統一した用紙にしているので会議のたびにメモの取り方に戸惑うことはないだろう。

　メモの取り方を少し考えておこう。会議の内容の全てを書こうとしたり、異常に書くのが遅かったり、重要なポイントを書き落としたりと、メモを取るのが苦手な人は多いはずだ。これは、メモの「形」にこだわりすぎていることに原因がある。「あくまでもすばやく、大事なことだけを書き取れば充分である」というメモの基本を重視すべきであろう。

　会議や打ち合わせでは、まずレポート用紙の一ページ目の上部に日付、参加者、テーマを書く。内容についてはキーワードをメモするようにする。決して文章は書かないこと。文章を書こうとするから時間がかかり、字が汚くなり、あとで読めなくなる。

　キーワードとなるものは固有名詞、数字などである。メモはあとで内容を思い出すことができればよい。その際に間違えてならないのは、固有名詞と数字である。

　例えば、その企業の概要、何をしたか、何が問題か、など会議の中心議題をキーワードとして書いていく。さらに数字やどこが、誰が、などが記入されていく内容になろう。

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