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仕事のランク付けと段取り方法
ガイドライン
 出社して席に着いたはいいが、「さてどの仕事から取りかかろうか」とはたと困ってしまうことはないだろうか。先にやるべき仕事は何か迷う、どの仕事にどれくらい時間がかかるか分からない、ある仕事をこなすのにどんな資料が必要か把握していない、まず誰に電話すべきか、あるいは社内の誰に相談して仕事を進めるべきか分からない。仕事を進めていく上でどういった形の報告書にしたらよいか、この書類は捨ててよいか・・・。

 急を要する仕事、重要な仕事から手をつけることが常識であるにもかかわらず、いざ机を前にしてからその順序をあれこれ考え悩むようではビジネスマン失格である。スタート時点でライバルに差を付けられている。

 出社してからでは、思いもかけない留守電やファックスが入っていたり、緊急に処理しなければならない仕事が割り込んできて、落ち着いて優先順位を考えている暇などない。そのうえ上司や同僚ときっちり相談した上でないと、進められない仕事も多い。

 少なくとも前日に仕事のランク付けを行い、スケジュール化しておかなければすぐに仕事には取りかかることはできないだろう。明日やる仕事の段取りは前日に済ませて上司の承認をもらっておくようにする。段取りがキチンと終わるまでは帰宅しないと堅く心に決めておくことが大切だ。

 できれば寝る前に翌日に行う仕事の順番を頭の中でシュミレーションし、当日は通勤の途中で仕事の流れを確認しながら自分で動機つけることが望まれる。そこまでやれば仕事はスムーズにいくはずだ。


 
1分マスター仕事術:神沢 順/西田 徹
 
寝る前の15分!ワタミ社長が成功するためにしている―たった15分!お金持ちの9割がしている習慣:田村 孝


 仕事のランキング付け
 仕事のランキング付けを行ってみよう。仕事のランキング付けには「重要度」「緊急度」「必要時間」を複合して考える。
一日の仕事を朝一番でやる仕事、午前中に終わらせる仕事、午後にじっくりと取り組む仕事、また移動時間に済ませる仕事などに分け、あらかじめ決まっている外出やミーティングの時間を埋め込んでいく。

 朝には電話連絡、上司への報告などの定期的な業務を済ませる。定期的な業務は連絡先、報告内容など決まっていればらせられたらその後はじっくりと落ち着いて仕事に取りかシンプルにこなせる。再緊急・最短必要時間の仕事を終わかる。

 ランク付けした仕事の予定はスケジュール帳に書き込むより、メモ用紙に番号をふって書き込んでおき、仕事が済み次第、その都度消していくようにする。ポストイットを使うのも良いだろう。


 
「ポスト・イット」で3倍伸びる仕事術・勉強術―驚くほどシンプルな方法で驚くほど成果が上がる:西村 晃
 
あしたからの仕事が楽しくなる小さな習慣::中井 俊已


 仕事の段取り
 仕事を行う中身を吟味したい。簡単に言えば段取りである。
仕事は1つの流れに沿って実行される。流れには3つのタイプがある。
・順に進む ・選択する ・繰り返す   以下に仕事を行う手順を記しておく。

@細分課業
企画 調査 依頼 交渉 作成 伝達 整理 指導 決定

A行動
例(作成)
読む→メモ→入力→プリント→ファイル
<行動内容例>書く 読む 話す ファックス 電話 メール 入力 ファイル 片づけ 発送

Bスケジュール化
調査→企画→作成→伝達

C報告・承認

以上の流れをフローシートとして簡単に紙に書いておく。それを実行すれば良い。
以下にフローシート例を記載しておく。

研修の実施:細分課業
@研修の狙いと内容を企画
A研修ニーズの調査
B類似研修内容・他カリキュラムの調査
C講師を選定、依頼
D支払い料金の交渉
E研修の実施企画、稟議書の作成
F宿泊先・研修室の確保(依頼)
G研修会実施の連絡
H講師にテキスト原稿作成の依頼
I実施後のテキスト・資料の整理

 Cの講師選定の行動分解
 ・数種の情報源(講師名簿など)を読む
 ・講師に依頼の手紙を出す
 ・アポイントを取るために電話
 ・講師を訪問
 ・講師との打ち合わせ内容を書く

 以上のように段取り・フローシートをまず書いていこう。


 
「A4一枚」仕事術:三木 雄信
 
一歩先のシゴト力:小阪 裕司
 
このページのまとめ
仕事のランキング付けを行う。
今日やるべき仕事メモを作っておく。
仕事を受けたら段取りを整える作業から始めよう。
見るだけで段取り力がアップするDVD
気くばりのツボ

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