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 中身の薄い会議や打ち合わせのミーティングは単に自分の最も能率の上がる時間まで食い潰してしまうだけでなく、仕事に対するエネルギーや情熱まで徐々に弱らせてしまう。そしてスケジュールを大きく狂わせ、一日を台無しにすることもある。
 会議やミーティングというのは一種のステータスシンボル、あるいは名誉なもののような評価があるのもおかしなものだ。会議に出席する回数が多くなればなるほど、その人は重要な人物であるかの幻想がある。現実的には会議の大部分は長く時間をかけすぎ、何もわざわざ開催することも無かった文字通りの無用の長物であることが多い。  

 自分自身に会議開催のスケジュールを決定する権限があるのなら、曜日と時間帯の両方に気を配って決定すべきである、ちなみに電子メールで済む程度なら行う必要もない、定例会議なども重要でない限り行う必要もないだろう。会議やミーティングへの出席は毎日のビジネスマン生活では避けることができない大切な仕事の一環である。だが、大切であるだけに膨大な時間を費やす傾向がある。明確な行動指針や決断が下されなかった場合は、参加者全員の貴重な時間を著しく浪費しただけに過ぎない。

 
会議の教科書 強い企業の基本の「型」を盗む!:山崎 将志
 
会議の技法―チームワークがひらく発想の新次元:吉田 新一郎


 会議・ミーティングへの対処法
 会議やミーティングに対処する方法を以下に記しておく。

 @会議が自分にとって単なる時間の浪費になるだけならば、出席しない。

 Aどうしても出席しなければならないときは、最初から最後までいる必要があるかどうか考える。この必要が無い場合、主催者と事前に打ち合わせをしておき、自分に関係のある部分、自分に意見を求められている部分にだけ出席する。自分の用が済んだら席を立つ。

 
 出席してしまった場合の対処法を考えてみよう。大多数の会議が必要以上の時間を費やしてしまうのは、開催目的が明確に絞られていないことがその原因になっていることが多い。もし、出席者が前もって話し合いのテーマを知らされていて、決定すべき事項について予め予習をしてきていたら、会議は半分の時間で目的を果たし、お開きになるだろう。

 主催者から会議への出席を求められたら、以下のような簡単な質問をするようにしよう。
 「会議の目的は何か」「なぜ自分が出席者に選ばれたのか」「他の出席者は」「自分に何を求めているのか」

 具体的な協議事項が定められていない会議やミーティングは、ただいたずらに時間を浪費するだけだ。前もってアウトラインをもって望みたい。もし自分が会議の招集者の立場であるならば、協議事項を記載したメモをつくり、前もって出席者に配っておくこと。ただし、メモはできるだけ短い文章で簡潔に。そうすれば会議も短く簡潔にしかも成功を収めるであろう。


 
仕事術 最強の会議力―ビジネスコミュニケーションの法則50:行本 明説
 
ミーティング・マネジメント―効果的会議の効率的実践:八幡 紕芦史
 

 会議進行のテクニック
 以下に会議進行のテクニックを記しておく。

 @会議の予定と終了のスケジュールは必ず守る。予定時刻をメモではっきりと記しておくこと。スケジュールを守れるかどうかは主催者の腕次第である。

 A遅刻者が到着するまで会議を遅らせないこと。必ず定刻通りに遅刻者抜きで始める。遅刻者も現実を知らされれば次回から気をつけるものである。

 Bテーマがいくつもある場合、テーマごとに時間制限を設ける。各人の発言時間にも時間制限を定めておく。これらのことは、前もって配布する協議項目メモに明記しておく。自分自身の予習を忘れずに。

 C話し合っているテーマから課題の核心が脱線しないよう気をつける。進行の交通整理に気を配る。

 D予定の終了時間が来たら、まだ続きそうな場合でも全員に今の時刻を告知する。認識してもらうことが大事。

 会議で話し合われたことは、結局どういうことだったのか、会議が終わったらそれだけは確実に把握しておかなければならない。会議における決定事項は自分自身が担当する仕事にどのような影響を与えることになるのか。自分のするべき事は何なのか。細かく照らし合わせ検討しておこう。


 
スピード会議のつくり方:ケンブリッジ・テクノロジー・パートーナーズ
 
会議運営の基本と実践がよーくわかる本―ファシリテーションのテクニック満載!:吉澤 準特
 
このページのまとめ
会議が自分にとって単なる時間の浪費になるだけならば、出席しない。
自分に関係のある部分、自分に意見を求められている部分にだけ出席する。自分の用が済んだら席を立つ。
会議における決定事項は自分に何をするように求められたのか確実に把握する。
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