時間短縮仕事術

　私たちは日頃、目的以上の手段を選んで、手間をかけすぎていることが多い。例えば、手書きで済むものをワープロ入力したり、電話やファックスで済むものをわざわざ時間をかけて訪問したり、無意識のうちに時間とエネルギーをムダ使いしている。これらの「手間のかけ過ぎ」は仕事を受けたときに、闇雲に取りかかってしまうことに原因がある。

　仕事を受けるときに、まず「なぜやるのか」という目的と「何をやるのか」という内容を確認しなければならない。
そうすれば、その仕事はもしかしたらやらなくて済むかもしれないし、自分自身ではなく他の人に頼むことができる場合もあるかもしれない。また、仕事の内容を明らかにすることにより、より簡単な方法が見つかる可能性もある。

「なぜやらなければならないのか」
→やらなくて済めば最高である

「いま何をやらなければならないのか」
→優先順位で着手する

「自分一人でやるべきものなのか」
→協力者の力を借りる

このようにすぐに仕事に飛びつく前に一度整理してから、ムダな仕事を排除していこう。

　

ムダな仕事は排除
　身近な「手間のかけ過ぎ」の中で目に付くのは、清書と転記の手間である。
清書は「読みやすく」「メモでなく正式文書として」といった理由から行うわけだが、最初から「自分のメモでなく他人の目にさらされる」ことを意識して記録すれば、時間のムダ使いは避けられるはずだ。

　転記もムダの固まりだ。最も簡単にムダを排除するのは、最初からパソコンに打ち込んでしまうことだろう。秘書は最近ノートパソコンで議事録を作るのが当たり前のようになってきている。

　会議などで過剰な資料配付、承認をもらうための書類持ち回り、頻繁な他部署訪問、二重チェックなども手間のかけ過ぎの代表例だ。
　これらは電子メールを利用して一斉送付したり、書類もデータのやりとりで済むはずだ。

　

手間をかけ過ぎない
　自分にとってやりたいことは山ほどあるはずだ。「遊びたい」「くつろぎたい」「旅行したい」「もっと仕事をしたい」等々、従って１つの仕事に手間をかけすぎることは人生のムダである。可能な限り「その場」「その時」に処理する努力をしよう。そうすれば情報の鮮度が高いうえ、手間をかけ過ぎないで済むから、短時間処理が可能となる。

　素早く処理したから手抜き工事であるとか、仕上がりがお粗末ということにはならないはずだ。むしろそれだけ工夫をこらしたり、神経を集中するから、良い成果が上がるであろう。
　
　所要時間を通常の半分と切りつめて設定する方法もある。こうすると、他人の手を借りる、作業プロセスを省略する、可能な限り機械処理をする、外注に任せるなど効果的な方法を発想できる。

　

未経験の仕事
　特に１つの仕事に時間がかかるのは、これまで経験したことがない作業を行う場合であろう。この必要以上の時間は、ルールや行動基準が明確に決められていないことから生じる。規則と判断について「取り決め」がなされていないときには、仕事の歓声には必要以上の時間を要するものだ。

　初めての仕事でも戸惑うことなく、短時間で仕事をこなすために、書式や仕事の手順、判断基準をわかりやすく説明した行動マニュアルを整備しておくと良いだろう。

　もし、そのような行動マニュアルがないのなら、今までの仕事資料などをテーマごとにグルーピングしておくことを普段から心がけよう。こうしておけば、過去の事例を上手に真似たり、アレンジしたりすればいいわけだから、手間暇かけることなく仕事が片づくはずだ。