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出張中の仕事術、充実のプラン
 仕事の都合で遠方に出張するような事になった場合、以下の問題を我々は抱えることになる。

 @オフィスで貯まっている作業の遅れを取り戻す必要がある。

 A出張先で新たな仕事が加わる。

 B日常的な書類事務が机の上に積み上げられている。

 出張から帰ってくると、まずたまっていた仕事を片づけ、遅れを取り戻し、元のペースに追いつこうと大忙しになるだろう。元のペースに戻すまでには、場合によっては長期間かかる可能性もある。

 出張中は、自分のオフィスと頻繁に連絡を取り合う必要がある。何も電話だけが連絡を取る唯一の手段ではない。郵便、ファックス、電子メール、インターネット、通信システム、オンラインストレージなどを活用することによって、単に連絡を取るだけでなく、仕事を滞らせずに順調にこなしていくことが可能になるのである。
  
 出張先での会議や打ち合わせは、記憶が鮮明のうちに内容や自分の考えをメモしておこう。

 電車での移動中、空港での待ち時間、ホテルでのプライベート時間、何もしないでいたずらに過ごしてしまう時間を、生産的な時間に変える努力をしよう。そのときに完璧なレポートをつくる必要はない。後に控えている仕事に対する考えをまとめるだけでも良い。

 大切なことは、日常的な書類事務は出張でも可能な限りこなしておくべきだということである。こうしておけば、会社から帰ってからの負担を少しでも軽くしておける。


 
 綿密プランの組み立て
 出張中に時間とお金を出来る限り節約したいというなら、通常のオフィスワーク以上の細心の注意を払いながら、綿密なプランを組み立てるべきだろう。以下に秘訣を書いておく。

 @出張日程資料を作成する
 利用する交通機関とそのタイムテーブル(予約番号なども)、出張先でのアポイントメントの詳細(会議、打ち合わせ相手の名前、場所、時間、連絡先の電話番号など)、予約した宿泊ホテルの名前と電話番号など。
 つくった出張日程表はコピーを取って然るべき人に渡しておこう。
 
 A移動時間に余裕をとってスケジュールを組む
 地理に詳しくない場所を移動することは、思っている以上に易しくない。迷ったり遅れたりする場合をある程度考慮に入れてスケジュールを組むべきである。

 B出張先に到着したら真っ先にアポイントの再確認をする
 
 C臨機応変に行動する
 予期しないことが出張先では起こるものである。綿密に計算したはずのスケジュールも狂ってしまうこともあるだろう。空港や応接室でかなりの時間を待たされても、事務を片づけてみたり、本や新聞を読んだり、電話連絡をしたり、融通を利かせた行動を心がける。


 出張のスケジュールだが、出張から帰ってきた後のことも考えておく必要がある。

 帰ってくる時間だが、何もムリして日帰りをして会社に戻ってくるようなスケジュールは無用だろう。誰でも非常に疲れている状態であろう。もしどうしても必要なことがあるというなら、とにかく自宅に直接帰ってからやればよい。よく眠り、一晩で旅の疲れを取ることに専念しよう。

 
出張の技術―すぐに役立つ、成果があがる:長崎 快宏
 出張・外出7つのそうだ!―オフィスの外で「強い社員」になる方法:野村 正樹 
 
このページのまとめ
日常的な書類事務は出張でも可能な限りこなしておく。
出張のスケジュールは余裕を多く取っておくべきである。
オススメ手帳:レイメイ・ダ・ヴィンチ

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