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システム手帳の使い方
システム手帳の上手な使い方
 日本は「手帳王国」と言われるほど、」年末から年始にかけて多種多様な手帳が大量に出回り、贈答用として無料で配られたりもする。システム手帳は自分に合うものを選んで買うものという考えがほとんどだと思うが、「手帳とは人からもらうもの」「何かを手軽にメモするだけのもの」という通念もあるようだ。こういった考えを捨て「手帳は自分で投資して使うもの」と考えを改めて欲しい。

 ちなみに私がオススメするシステム手帳の使い方はスケジュール管理のみだけに使うことだ。収集した情報はメモ用紙に書き込んでくれればいい。電話番号は携帯電話に直接登録しよう。スケジュール管理、つまりタイムマネジメントを行うだけに使うという点からシステム手帳の役割を確認していきたい


 システム手帳の役割
 @頭の中を空にする
手帳に記入することによって頭の中をからっぽにし、情報に押しつぶされないようにする。人間は大量情報の圧迫を受けると疲労してしまう。それを避けるために手帳を利用する。

 Aいつ、どこで、何をやるかの整理を行う
手帳は生活行動や思考を整理し、タイムマネジメントを実践する道具としてだけに使う。したがって、行動に付帯する資料は、手帳とは別に整理しておく。
  

 仕事に活かす手帳はどんなものが良いか。以下に使いやすさをふまえて記しておく。
 
 @時間的要素を最優先に作られていること
一週間分が見開き2ページに収まっているもの、時刻の目盛りがついているもの。スケジュール管理のためには一週間の予定を一覧できる必要があるし、またアポイントを書き込むときには時間軸が必要である。

 A丈夫であること
少なくとも一年間持ち歩き、必要に応じて出し入れするわけだから、製品の悪いもの、特に表紙の弱いものは避けたい。

 Bなるべく薄型で軽量なもの
スケジュールを確認したりするための手帳は背広のポケットに入れて、いつでもすぐに取り出せるようにしておきたい。手帳で背広のポケットを傷つけるようでは困る。また横幅の広いデザインより、縦長の方が出し入れの際に便利である。


 手帳の使い方
 手帳の使い方を整理しておこう。

 @少なくとも一年間は同じ手帳を用い、使いこなす。
 できれば気に入った(自分にとって使いやすい)手帳を毎年使うことが望ましい。なにより年初の使い始めに戸惑うことがない。これは頭の整理、仕事の把握においても重要なこと。仕事は年が変わったからといってすべてが新しくなるわけでもなく、前年から持ち越しているものも多くあるわけだから、同じ手帳を使う方が流れが把握しやすいはずだ。
 当然ながら少なくとも一年間は同じものを使う。早く自分に合う手帳を見つけ、自分なりの使いこなしを考えてもらいたい。

 A一度に2冊以上の手帳を絶対に買わない
 ときどきAの事柄はこの手帳、Bの事柄はあの手帳と使い分ける人がいるが、キチンと使い分けられる人などいるのだろうか。手帳は一冊に絞り、スケジュール管理のためだけに活用する。

 B仕事を計画化するため、少なくとも来月の予定までは記入しておく
 タイムマネジメントのためには、すでに決まった仕事については先々の分まで記録しておく。そうして毎日数回手帳の記入内容をチェックし、寝る前にはB6あるいはA5サイズの用紙にでも明日やるべき仕事を書き出しておこう。

 C自分なりの略語をつくろう
 手帳を上手に使うためには、自分なりの記号や略語を工夫することも必要だろう。
手帳という限られたスペースに記入するのだから、言葉を書き込むよりも自分専用の記号を書く方が早いし、確認する際も一目で分かる効用がある。記号や略語は手帳のためだでなく、会議やメモを取るときにも便利である。場合によっては、他人に理解できないものを作っておく必要もあるかもしれない。
 
 Dポストイットを貼る
忘れずに実行すること、実行したら忘れていいことはポストイットに書いておき、それを手帳の該当する場所に貼っておく。実行後にはがすようにしておけば、手帳を見るたびに気にかかるわけで、忘れずに実行できる。

 E必ず住所氏名、連絡先を記入しておく
手帳は紛失したら仕事の進行にさしつかえる。頭をからっぽにするために記録した手帳をなくすと仕事ができなくなる。裏表紙や見返しに住所氏名、連絡先の電話番号を必ず大きな字で記入しておこう。

 
時間デザイナーのSIMPLE手帳:あらかわ 菜美
 
ビジネスは手帳で変わる フランクリン・プランナービジネス実践
―一冊の手帳がビジネスを成功へ導く!:フランクリン・コヴィー・ジャパン
 
このページのまとめ
手帳は思考を整理し、タイムマネジメントを実践するための道具。
一冊に絞って仕事を一元管理する。
毎年同じ手帳を使う。
オススメ手帳:レイメイ・ダ・ヴィンチ

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