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パソコンでやるべき仕事、やってはいけない仕事を整理
パソコンでやるべきこと、やってはいけないこと
 企画書はワード&エクセルで書き、カラープリンタで出力する。経理処理は専用ソフト、設計はCAD、会議はテレビ会議、コミュニケーションは電子メール、情報収集にはインターネット・・・・もはやパソコンで仕事のすべてが終結するといっても過言ではないだろう。

 しかし、少し前まではこれらの作業は手作業でやっていたのだ。技術の革新というのは急速なものである。しかし、何でもかんでもパソコンでやれば良いというわけではない。むしろパソコンを使えば逆に能率が落ちる仕事もある。パソコンはあくまで生産性向上の道具であり、パソコンでやるべき仕事、やってはいけない仕事を整理しておくべきだろう。


 パソコンが得意なこと
 以下にパソコンが得意なことをまとめておく

 @文章をつくる
文章を書くことは、キーボードに慣れてしまえば、手書きとなんら変わりなく自分のスピードで思ったことを書くことができる。この点ではどちらの方法を使ってもよいわけだが、ビジネス文書としては、誰が書いても誰にでも読めるという見栄えの点でパソコン(ワープロソフト)に軍配がある。何より推敲して文章を直す、構成を変えるなど実に手軽に編集ができる。手書きだとそうはいかない
 
 Aデータを検索する
パソコンにデータを入れておけば、検索後を入力するだけで、いつでも必要な情報を得ることができる。インターネットに接続すれば世界中の情報を集めることが可能だ。  

 B通信する
電子メールを活用してコミュニケーションを図ったり、社内でのコンピュータ・ネットワークを構築しているイントラネットを利用したり、もはやパソコンは伝達・連絡の手段としては欠かせないものである。迅速に安いコストの点でも手紙やハガキよりも、相手の都合を気にせずに手軽に送れる点では電話よりも、デスク上で送れる点ではファックスよりも断然優れている。また、デジタル情報で文章を送るため、受け取った相手がそれをパソコンで自由に加工できるというのも大変便利だ。

 C計算する
計算に限ってはパソコン利用の右でるものはない。大量の数字データを瞬く間に処理する。色々なケースでの計算専用ソフトも出回り便利なことこの上ない。


 以下にパソコンでやってはいけない仕事をまとめておく
ただ、現時点の考えであるので、時期が来ればパソコン上で行うのが主流になる時代がくるかもしれない。

 @コミュニケーション
仕事は結局は人間と人間が行うものであり、顔をつきあわせたコミュニケーションは欠かせないものだ。部下への簡単な仕事の指示、連絡などは電子メールで充分だが、重要な仕事の打ち合わせなどは、お互いの顔を見ながら行った方がよいだろう。

 Aアイデアの発想
豊富なデータを元にアイデアを練るという点ではネットを活用するメリットは大きいが、発想は机上を離れたところで浮かぶことが多いのは事実だ。画面とにらめっこしているより、待ちに出掛けて、道行く人を眺め、店に入ってリサーチする、五感を通して収集することによって新しい着想が生まれていく。

 Bスケジュール管理
スケジュール管理を電子システム手帳、携帯電話などで行う人もいるが、すぐに取り出せる点と一覧性がある点で手帳の方が良いだろう。

 C名刺管理
整理術の基本は時間をかけないこと。パソコンにデータを入力するのは時間がかかるし、整理された状態で数百枚の名刺をめくるのは時間がしれている。会社全体で取引先を入力するのは別の話だが、個人で扱う分には、データ入力はムダである。

 Dメモをする
メモをするのにはいつでもどこでも取り出せ、書き込める用紙が適している。メモはあくまでも企画書などの正式文書を作るための作業であるから、デジタルで保存し、活用する必要はないであろう。イメージをメモすれば良いモノも、わざわざパソコンを立ち上げる人はいないだろう。

 
シンプルに使うパソコン術:鐸木 能光
 
仕事が速くなるフリーソフト活用術:津田 大介
 
このページのまとめ
スケジュール管理、名刺管理、発想を練る、メモをするなどはパソコン上ではやらない方が良い。
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