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| テクニック・応用 |
 優先順位決定の公式（やるべき仕事がわからないとき） |
 書くことに全集中するやるべき仕事が多すぎて何から手をつけて良いかわからない、あるいは全ての仕事を把握することができないなど・・・いわゆる頭がパニック状態になってしまうことがある。こんな時には、仕事全体を一度整理しなければ効率的な作業はできない。いたずらに悲観的にならず、ここは冷静になってやるべき仕事を紙に書き出してみよう。 紙に書くという作業は単純に見えて、かなり効果的だ。書き出すだけで随分と気持ちまでが整理されていくものである。 とりあえず、思いつくままにやるべき仕事を箇条書きにする。とにかく紙に書き出していってみよう。そうする中で確実に気分も落ち着くし、次第に仕事が「見えて」くるようになる。 項目は、電話をかける、ファックスするといった簡単なアクションから、文書作成、情報収集、会議、打ち合わせという基本的な仕事、銀行からお金を引き出すといったプライベートにいたるまで多種多様でよい。 これから手をつける仕事は書き出しやすいが、現在進行中の仕事の場合は進行具合の把握が難しい場合がある。それも１つの項目として書いてみよう。とりあえず悩まずに紙に箇条書きにしていく。書くことに全集中するのである。 仕事を分類する どんな仕事も次の6種類に分けられる。 ①JDI（Just Do It）・・・その時、その場でできる仕事 ②PEN(Pending)・・・明日まで持ち越す仕事 ③REG(Regular)・・・定期的に処理する仕事 ④PRO(Project)・・・かなりの期間継続して行う仕事 ⑤TRY(Try)・・・自分の意志でやる仕事 ⑥雑用・・・集中しなくても良い雑務 自分の仕事を上記の6つでとらえ直してみよう。すると仕事の進め方も分かるはずだ。 仕事に優劣はつけられないが、重要なのは言うまでもなく④⑤だ。仕事の生産性という観点から見れば、この2つにどれくらいの時間、かつ集中できる時間を割くことができるかということになるが、実はそのためにも①②③⑥を上手にこなすことが大切になってくる。 ①は朝イチ、昼前、あるいは昼イチ、帰りがけに行う仕事で、電話連絡、ファックス送信、スケジュール調整、コピー、これらは15分を目処に片づける。朝イチで始めて15分かかるようだったら、途中で切り上げ、残りは昼前の15分で行う。 ②の明日まで持ち越す仕事とは、上司や顧客先などの相手のある仕事で、自分の都合ではその日のうちには終えられない仕事だ。しかし、そうはいってもできるだけ早く片づけたいものだ。 ③は定期的な仕事、署名をする、ハンコを押すなどの処理業務だから手間をかけてはいけない。 これら①②③の仕事を要領よくこなして、④⑤の時間を取るようにする。空き時間に⑥を行う。 仕事のできない人は①をすぐに行わないために②が増えてそれをこなすために③ができなくなる。④⑤ができなくなるのは言うまでもない。 余裕を持ったスケジュールを立てる 自分の仕事能力を過大に評価したり、人にできる人と思われたいが為にスケジュール期間を短めに設定しまうことがあるが、ムリは良くない。仕事はうまく進む事の方が例外的と考えた方がいい。余裕を持ち、多少多めの時間を割り当てることが、結果的には充分な仕事をこなせるものだ。 |
| このページのまとめ |
 思いつくままにやるべき仕事を箇条書きにしてみよう重要な仕事に充分な時間を取るためには、その他の仕事を要領よく行う必要がある |