仕事能力（仕事の生産性）の上げ方

　自分の能力不足の為の時間の無駄使いというのが実は一番多い。しかし、自分自身がそれに気がつかないことが多い。まず、自分の持てる能力を具体的に点検してみよう。そして、不足している領域については、積極的に自己啓発しよう。

　人前で短い時間に説明できないだとか、わかりやすい文章を手短に作れない、これらは能力不足による時間の無駄使いにほかならない。スキルとしてはOA・情報技術・仕事能力を上げていくのはもちろんだが、基礎能力を向上することによっていかに無駄な時間が省けるかを実践してもらいたい。

3つの基礎能力
　以下に3つの基礎能力を上げておく。
①話す　②文章を作る　③要点を把握する

　「どうも人前で話すのが苦手だ」では通用しない。せっかく優れたアイデアも相手に充分に伝わらなければ、説得どことか理解もおぼつかない。情報を収集し、ポイントを押さえて適切にまとめ上げた内容でも、上手く伝達できなければ自分自身の知的財産が目減りしているのと同じである。

要領よく話をするコツ
　まずは要領よく話をするコツを書いておく。
①「どのくらい時間をいただけますか」と必ず許容時間を決める
②ためらわず、大きな声で相手に話しかける
③聴き手は誰かをしっかりつかむ
④自分の強調したいキーワードを連呼する
⑤あがらない工夫をする

気持ちよく話をするコツ
　次に気持ちよく話をするには次の事に心がける。
①気がかり、心配事を片づけておく（用件を済ませておく、トイレに行っておく）
②複数の人を相手にする場合は視線を特定の人に向けず、均等に聴き手を見るようにする。

人の話を上手に聴くコツ
　人の話を上手に聴くには、相手に気持ちよく話をしてもらうことが大事だ。それは人を正しく理解することにつながる。
以下に4点のコツを書いておく。
①相づちを上手に打つ（なるほど、それで、おっしゃるとおりです）
②YES→BUTを繰り返し、相互理解を深める。
③座る位置を工夫する。話し合える雰囲気を作る。（真正面は避ける）
④「今日の結論は・・・ですね」「あなたのおっしゃりたいことは・・・ですね」と締めくくる。

手短に文章を作るコツと練習法
　次に手短に文章を作る能力を高めておきたい。ビジネスの世界では、読みやすい文章を書く訓練をしておくべきだろう。
以下にコツと練習法を3つ書いておく。

　①短文を作る練習をする。
　１つのテーマに対して50字いないという制限を設けて、その中で自分の伝えたいことを書く練習をする。こうすることによって要点を絞ったり、テーマの核心をとらえたりすることができるようになる。「そして」「また」などの接続詞を使わないことも短文の基本だ。自分のブログを持っている人は短文の練習にもブログを使ってみたら良いだろう。

　②はじまり・つなぎ・おわりの言葉を覚える。
　「世の中では」「私の意見としては」「一言で言えば」「前にも述べたとおり」　　「思われる」「必要である」といった適切な定型の言葉を覚えておけば、文章は俄然引き締まる。

　③短くて要領を得た文章をたくさん読む。
　簡素でわかりやすい文章を書くには日頃からいい文章を読むことが大切である。つまり「書く」と「読む」は、別々のスキルではなく、相互補完的に向上できるものだ。
　新聞のコラムや社説などは短文づくりのいいお手本になる。時には上手な文章をそのまま書き写してみることで、リズムや展開の巧みさを学ぶ事ができる。

他人の時間の上手な借り方
　仕事の生産性を上げるには、まず自分の現在の考え方を見つめ直してもらいたい。自分だけで仕事を成し遂げようと、肩肘張って頑張っていないだろうか、もっとリラックスして、他人の力を借りた方が生産性は向上するのではないか。他人の協力を得られれば、自分の時間も2倍3倍に使える。以下に他人の時間の上手な借り方を記しておく。

　まず他人と一緒に仕事をする機会を増やしてみよう。各人の役割を明らかにしておくことは前提だが、一人でも多くの知恵や意見を反映させれば、短時間で質の高い仕事ができる。また、一人で仕事の責任を全て負うこともなくなり、他のビジネスマンの仕事の進め方も学ぶことができるので一挙両得だ

　もしあなたに部下がいるのなら、思い切って権限を委譲してみよう。
そもそも生産性の上がらない人は何でも自分でやらなければ気の済まない人、実はそんな人は組織にとって迷惑なのである。手紙の投函、ファックス、コピー、伝達のみの電話、入力、配布、お届け、ファイル、起票など・・・特に判断を必要としない行動レベルの仕事は積極的に部下に頼み、上司であるあなたは、もっと生産的な仕事やマネジメントに集中すべきだ。

　ただし、この際に責任の所在は明らかにしておくべきだろう。部下に頼むだけ頼んでおいて、あとは知らん顔では上司として失格である。上司たるもの権限は委譲しても責任だけはしっかり取ろう。

　他部門や外部に仕事を任すのも考えられる。他部門や外部の専門的な知識をかつようするのである。
　他の人に面倒な仕事を頼む場合は、まず相手のスケジュールを押さえ、それから仕事の内容を切り出すのが賢明だ。一緒に仕事をしたときでも、仕事を依頼した場合も、常に感謝の気持ちを忘れずに。「ありがとう」「助かったよ」の一言が自然に出るようにしたい。

他人の時間を拝借する際の常識
　以下に他人の時間を拝借する際の常識を記しておく。

①ギブアンドテイクの精神を持つ。
相手から何かを得ようと思ったら、まずこちらからおみやげを差し出すことが礼儀といえる。

②こちらから話しかける。
自分の方から挨拶したりしてお互いに心を開ける状態にしておくと、お願いするとき助けてくれる。

③聞き上手になる。
相手の話を聞く、相手のリズムに合わせてあげることがマナー。